员工时间管理指南

作为一名经理或领导者，帮助你的团队始终如一地做到最好是你的主要责任之一。无论这意味着引导他们优先考虑他们的工作，帮助他们优化他们的日常计划，或者(可能具有讽刺意味的是)确保你不在任何地方成为障碍。你很容易忘记你要求你的团队做的任何事情提高生产力——无论是使用新工具，还是在最后一刻完成“紧急”任务，还是每周参加数十次会议让每个人都跟上进度——都需要时间。我们都倾向于认为我们有更多的时间。因此，虽然员工时间管理可能不是你管理优先事项中最重要的，但它自然从个人问题跨越到业务问题。这就是你开始寻找解决方案的时候了。

让我们来看看一些方法，看看你的员工是否在时间管理方面有问题，以及你可以如何帮助他们。

正确管理员工的时间

1.设定明确的期望和议程

当你深入研究大多数组织面临的员工时间管理问题时，很明显，这些问题并不总是自己造成的。

在写书的时候，把握当下帕特·伯恩斯(Pat Burns)采访了50家公司的员工，发现员工面临的许多时间管理问题都可以追溯到贫穷领导,包括:

• 不知道优先考虑的任务
• 即使他们的工作量很大，也很难说“不”
• 感觉被太多的任务淹没了
• 拖延或没有完成他们开始做的事情，因为时间表没有设定清楚
• 总是因为不清楚的策略和计划而处于被动状态

如果你浏览这张列表，你会发现大多数员工的时间管理问题都是真的沟通问题．团队成员不知道他们应该做什么任务，他们应该如何明智地花费时间，或者他们可以和不能对什么说“不”。

这里有一些方法可以帮助他们:

首先，你需要改变你对那些说“是”的人的传统态度。大多数公司都会表扬那些“不知怎么就把事情做完了”的人。“你认为他们工作很努力，或者他们很有勇气。事实上，他们很可能是工作过度，压力过大，情绪低落精疲力竭之路．

与其庆祝这些殉道者，不如寻找他们碰壁的迹象:

• 突然错过最后期限
• 在会议上不确定可交付成果(或者根本不发言)
• 没有正常表现
• 参加很多会议或者总是随叫随到

布鲁斯·图尔甘是桥接的软技能差距在美国，避免这些员工时间管理问题所需要的就是观察，然后做出相应的计划。他们需要你的帮助吗?他们清楚什么是可交付成果吗?他们是否需要改变项目的范围?

让他们自由地告诉你，你的期望与他们的现实不相符。这不是任何人的失败。相反，这是一种继续对话的方式，围绕他们如何才能把工作做到最好。

2.帮助员工发现是什么在消耗他们的时间

与你的团队交流你知道大多数人认为他们每天有7-8个小时来做他们的核心工作。不幸的是，根据研究，我们工作日的大部分时间都花在了处理邮件、即时通讯、会议和管理等其他任务上。

知道了这一点，不可否认，这是一个有价值的工具，可以向你的团队展示他们每天的时间都花在哪里了。一种有效的方法是使用所谓的时间审计。

这包括你的团队写下他们通常如何花时间工作的意图和信念，然后实际跟踪他们是如何工作的。在大多数情况下，意图和行动之间的差异是惊人的。

更糟糕的是，当被要求这样做时，员工很容易(也是可以理解的)感到压力记录他们的时间在工作。当你开始练习的时候，要确信这是一种对他们有帮助的练习，完全不会影响他们的位置。

一旦你收集了足够的数据，坐下来和每个团队成员一起问几个重要的问题:

• 你的时间和对你来说最重要的工作和优先事项协调得如何?
• 是什么阻碍了你把时间花在优先事项上?
• 哪些任务比你想象的更费时?
• 哪些任务比你预期的花费更少?
• 你是如何利用零碎的时间的?当你有很长一段不受干扰的时间时，你工作得更好吗专注于任务?

这次谈话应该会发现一些危险信号。也许他们只是有太多的事情要做，需要委托他人。或者，由于不断受到干扰或会议，他们可能无法花时间做最有意义的工作，需要每天留出一些专注的、“埋头工作”的时间。

把它想象成锻炼或节食。首先，你要确定你的行为在哪些方面不利于你目标和宗旨，然后你调整并朝着它努力。

3.教会你的团队更好地计划他们的一天

不管你认为你能多快完成一项任务，它都会比你想象的要花更长的时间。

心理学家称之为“计划谬误”——当你为一项任务或项目需要多长时间制定计划(通常是最好的情况)，然后假设结果会按照你的计划进行，即使你知道更好的情况。

我相信你自己也掉进了这个陷阱。然而，这对你来说更糟团队成员他们承受着额外的压力，不让你失败或失望。

虽然时间审计可以帮助你的团队了解在工作日中遇到了什么，但你还需要帮助他们花了多少时间做更明智地拥有。

从更积极地参与计划过程开始，把大的项目分成更小的、可交付的部分。作为一名领导者，你能洞察到他们所不具备的某些东西。如:

• 他们有没有想过他们需要从其他团队或部门得到什么，或者相关研究或收集资源需要多长时间?BOB电子平台玩法
• 他们是否对实现一个里程碑需要多长时间持现实态度?
• 他们能对这个时间表负责吗?

是的，对你来说，这比你以前所做的要花费更多的时间。但你为员工投资他们将能够更准确、更有效地管理自己的时间。

提高生产率工作场所的时间管理实际上非常重要阻碍它。

想想每周组织的不起眼的团队会议．

从表面上看，这些会议是一个很好的地方，可以更新团队和层次结构中的每个人，了解到目前为止项目的进展，并创造一个知识共享的环境。然而，即使有这么好的意图，而且规划会议通常情况下，这种情况很少发生。

相反，他们成为了回答“我们现在做什么?”这个问题的拐杖。当一个复杂的问题出现时，下意识的反应是召集会议进行讨论，而不是让所有的团队成员浪费时间不知道该做什么。

太多的会议往往会分散人们集中精力工作的时间。他们通常缺乏一个经过深思熟虑的议程，不清楚人们应该如何为项目做出贡献。具有讽刺意味的是，最后的后续行动通常只是再开一次会!

会议只是善意落空的一个例子。还有你的文件政策，项目管理过程，甚至是你为项目选择的沟通工具。

当一些研究人员与来自45家不同公司的知识工作者交谈时，他们发现大多数人将近30%的时间花在文书工作上(基本的、可重复的任务，如行政管理)，另外40%的时间花在办公上沟通．

这样就只剩下30%的时间，也就是每天2.5小时来做有意义的工作。

为了避免浪费时间，研究人员让员工做了一个简单的练习:

1. 在接下来的两周内记录你的日历，并确定你最容易摆脱的活动(会议、任务、电话等)。这可能意味着放弃、委托或外包。
2. 创建这些活动的日志，列出你的目标，为什么选择它，你实际上将如何摆脱它，最重要的是，你将如何利用释放的正常运行时间。
3. 在每周结束时，回顾你的日历，记录你的优先级和那些活动发生了什么，你节省了多少时间，以及你做了什么。

在两周结束时，大多数人每周的睡眠时间都超过了8小时有意义的工作．

5.制定保护“创新”时间的政策

作为一名经理，你可能已经习惯了在问题出现时救火或处理问题。然而，对于那些通常把大部分时间都花在埋头苦干或从事写作、编码或设计等创造性工作的员工来说，这种干扰可能会完全破坏他们的一天。

Y Combinator创始人保罗·格雷厄姆认为这是“经理时间”vs“创客时间”:

“经理的日程安排……嵌入到传统的预约簿中，每天被分成一小时的间隔。如果需要，你可以为手头的一项任务留出几个小时，但默认情况下，你每小时都要改变你在做的事情……”

“但还有另一种利用时间的方式，在程序员和作家等制作东西的人中间很常见。他们通常更喜欢使用至少半天为单位的时间。如果以小时为单位，你就不能很好地编写或编程。这几乎不够开始做任何事情的时间。”

如果你面临着严重的员工时间管理问题，这可能只是因为他们在按照经理的时间表工作。

这不仅会让开发者很难看到更大任务的进展，而且持续的环境切换还会阻止他们完全投入到创造性任务中，从而阻碍他们的工作动机水平了。

卡尔·纽波特是深入的工作他解释说，这不是个人问题，而是组织问题。事实上，几乎没有一家公司支持创客时间表:

“出现这种情况的原因很简单:(a)经常发信息和频繁的团队会议等分散注意力的事情，对鼓动他们的人来说似乎很方便;(b)大多数组织对这种做法或行为没有设置障碍;(c)没有这些障碍，便利几乎总是赢家。”

沟通是任何组织成长和成功的关键。但它也很容易妨碍你按时完成真正的工作。如果你想帮助你的团队做最好的工作，你需要制定正确的政策来保护他们的时间。

员工时间管理不仅仅是个人问题，对特定的公司来说也是如此。几乎每个组织都会在某个时间点面临这个问题。作为领导者，你有机会引导你的团队成为更多产、更高效的员工。虽然这可能需要你提前投入自己的时间，但是投资回报是值得的。