什么是缺勤管理?
缺勤管理主要是通过管理不知情的、计划外的或过度的缺勤来控制因紧急、疾病或受伤而导致的缺勤。缺勤管理实际上是一个非常关键的因素劳动力的生产力。
缺勤管理为什么重要?
重要的是，经理引进一个高效和有效的缺勤管理系统，以减少缺勤旷工，并尽可能地预防它。缺勤可以通过多种方式进行管理，而你所在组织的工作文化将对此产生重大影响。
缺勤管理的方法是什么?
组织需要以一种敏感的方式与缺席的员工保持联系，并为那些长期缺席后返回的员工制定正式的重返工作的策略。对潜在的残疾歧视问题的认识也至关重要，组织应制定残疾假政策，将与残疾有关的缺勤与疾病缺勤区别对待。
部门经理在管理长期缺勤方面的作用很重要，但其他干预也很重要。这些包括:
1.重返工作岗位的面试要给予支持，并在需要时讨论正在进行的调整。
2.参与职业健康工作并采取积极措施支持工作人员的健康和福利。
3.支持性案例管理方法，例如涉及人力资源、职业健康服务和个人的直线经理。
4.风险评估有助于长期缺勤后重返工作岗位。
5.改变工作模式或环境，包括弹性工作。
6.高额的采访。
什么是缺勤管理政策?
组织应制定明确的政策，支持其业务目标和文化，并解释员工因病缺勤时的权利和义务。法律要求雇主向雇员提供有关因生病或受伤而丧失工作能力的任何条款和条件的信息，包括与病假工资有关的任何条款。
该政策应:
1.请详述合约病假工资条款及其与法定病假工资的关系。
2.说明如果员工不能上班，他们应该在什么时候通知谁。
3.包括员工何时(几天后)需要填写自我证明表格。
4.详细说明员工何时需要提供医生的健康证明。
5.解释雇主使用的评审或触发点系统是如何运作的。
6.比如公司有权要求员工接受公司医生或职业健康专家的检查，并(在员工本人同意的情况下)要求员工的医生出具检查报告
7.包括重返工作岗位面试的条款
8.解释调整可能是适当的，以协助雇员在切实可行的情况下尽快重返工作岗位。
9.对因重大或不利事件(例如大雪、流行病或奥运会或世界杯等热门体育赛事)而缺席的情况给予指导。
什么是缺勤管理报告?
根据一项调查，雇员没有成本在公共部门，每位员工平均每年835英镑，因此在您的组织中定期监控它对于降低成本，最大限度地提高员工的生产力和改善员工体验，从而获得更高的成就至关重要。但是，你从哪里开始呢?
需要监控的关键是:
该员工缺勤的类型:
是否出现了某种模式?缺席的时间有什么值得担心的吗?你能做些什么来减少这种缺勤吗?
缺勤:发生在整个部门的缺勤类型:
是否有一种模式引起了特定团队或直线经理的关注?例如，你是否需要改变工作模式或减少工作量来减少压力?管理风格上有什么需要调整的吗?
整个组织中出现的缺勤类型:
你是否有更多的人因为某种特定的疾病而缺席?例如，你能否为流感诊所提供服务，或者是否需要改善卫生状况以减少细菌的传播?你有很高比例的员工因压力而请假吗?如果是这样，你能做些什么来减少这种情况?
1.Long-term v/s短期缺席
了解什么样的缺席需要你的关注会很有帮助。这是一个短期疾病的问题，还是一个试图更好地支持和管理长期疾病的问题?
2.时间
你是否有在特定时间内缺席的问题?这可以是特定的一天，一年中的某个时间，也可能与你的工作类型有关，例如在接近年底的时候。
3.基准测试
你能将你的缺席与整个行业的基准进行比较吗?你知道这是你所在组织的问题还是更标准的问题吗?CIPD发布了一份缺勤调查，按行业划分，有平均统计数据，你可以在这里访问。
4.成本
你知道员工、部门和整个组织的缺勤实际给你的组织造成了多少损失吗?在你采取行动之前，你应该有一个工作的起点，然后定期回顾，看看可以采取什么行动来减少这个数量。你知道职业病假工资、法定病假工资或供应保障的成本是多少吗?除此之外，还有间接成本，比如管理时间和较低的生产率。
5.频率
工作人员多久缺勤一次?如果你要遵循一个正式的流程，你需要快速、轻松地知道他们缺席的频率和原因。同样，如果你不知道你平均需要多少天的保险，计划你的预算来支付缺勤是不可能的。
6.触发器
如果你的缺勤政策中有关于缺勤的触发条件，你需要能够清晰而快速地监控这些情况。在离职期间和离职后迅速采取正确的行动对支持同事重返工作岗位和降低成本非常重要。在一段时间内监视触发器可以显示何时需要根据您的缺勤政策采取行动，并支持您的缺勤过程。触发器可以设置在一段时间内的累计缺席天数，一段时间内的缺席次数或布拉德福德因子计算。
好的报道有什么帮助呢?
雇员:
良好的报告可以帮助员工在缺席过程中得到正确的支持。
直线经理/部门经理:
跟踪缺勤和分析报告可以帮助直线经理支持员工，正确管理缺勤流程。他们可以识别趋势，并与员工进行更有意义的讨论。
校长/总经理:
报告可以帮助校长或常务董事评估缺席对整个组织的影响，并向高级领导人、受托人或总监报告。
多学院信托基金/多站点组织:
跨学校或站点查看报告可以突出需要在小组内或与特定经理解决的任何问题。
如何利用自动报告系统?
您可以使用软件自动化报告过程并创建报告。报告可以包括:
1.年度比较
这是对一定学龄内缺勤情况的比较
2.没有类型
这向你展示了根据疾病类别进一步细分的缺勤类型
3.每一期的比较
类似于年度比较，但在预设的期限内进行比较
4.每个部门
教师/支持/领导等
5.部门经理
只是每个行管理器的视图
6.所有缺席
所有缺勤报告主要用于统计特定时期内的工资缺勤情况
7.出勤率报告
员工出勤率为100%，缺勤率为100%。
8.缺勤费用报告
这份报告使用您的员工工资和缺勤数据。该报告将根据个人缺勤、员工总结、缺勤类型总结和部门总结计算出你的缺勤成本。这对高级领导团队和管理机构非常有用。
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